Appearance
Tổng quan Workshop
| Thông số | Chi tiết |
|---|---|
| Thời lượng | 60 phút |
| Công cụ | Microsoft Excel / Google Sheets |
| File đầu ra | MuaBan_MinhPhat_T03.xlsx |
| Mục tiêu | Xây dựng hệ thống hoàn chỉnh từ mua hàng → bán hàng → công nợ → VAT |
Cấu trúc file Excel
| Sheet | Nội dung | Thời gian |
|---|---|---|
| 1. MuaHang | Sổ chi tiết mua hàng | 10 phút |
| 2. BanHang | Sổ chi tiết bán hàng + COGS | 15 phút |
| 3. CongNo | Theo dõi phải thu / phải trả | 15 phút |
| 4. BangKeVAT | Bảng kê VAT đầu vào / đầu ra | 10 phút |
| 5. KiemTra | Đối chiếu & kiểm tra | 10 phút |
Bước 1: Sheet MuaHang — Sổ chi tiết mua hàng (10 phút)
1.1 Tạo cấu trúc bảng
Tạo bảng từ ô A1 với các cột:
| Cột | Header | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| A | Ngày | Ngày phát sinh |
| B | Số CT | Số chứng từ (HĐ, PNK) |
| C | NCC | Tên nhà cung cấp |
| D | Mặt hàng | Tên sản phẩm |
| E | SL | Số lượng mua |
| F | Đơn giá (chưa VAT) | Giá mua/đơn vị |
| G | Thành tiền | =E×F |
| H | VAT 10% | =G×10% |
| I | Tổng TT | =G+H |
| J | Hình thức TT | TM / CK / Nợ |
| K | Ghi chú | CP vận chuyển, chiết khấu... |
1.2 Nhập dữ liệu
Nhập các nghiệp vụ mua hàng tháng 03:
Ngày | Số CT | NCC | Mặt hàng | SL | Đơn giá | TT TT
02/03/2026 | HĐ001 | Hoàng Long | Laptop | 300 | 11.500.000 | Nợ
03/03/2026 | HĐ002 | Vận chuyển | CP VC | 1 | 15.000.000 | TM
05/03/2026 | HĐ003 | Phúc Sinh | Tai nghe | 500 | 750.000 | CK
18/03/2026 | HĐ004 | Việt Tín | Laptop | 100 | 11.800.000 | Nợ1.3 Công thức tổng hợp (cuối bảng)
Tổng giá trị mua (chưa VAT): =SUM(G2:G100)
Tổng VAT đầu vào: =SUM(H2:H100)
Tổng thanh toán: =SUM(I2:I100)Bước 2: Sheet BanHang — Sổ chi tiết bán hàng + COGS (15 phút)
2.1 Cấu trúc bảng bán hàng
| Cột | Header | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| A | Ngày | |
| B | Số CT | Số hóa đơn bán |
| C | Khách hàng | |
| D | Mặt hàng | |
| E | SL | Số lượng bán |
| F | Đơn giá bán (chưa VAT) | |
| G | Doanh thu | =E×F |
| H | VAT 10% | =G×10% |
| I | Tổng phải thu | =G+H |
| J | Đơn giá vốn | Giá BQ gia quyền |
| K | COGS | =E×J |
| L | Lãi gộp | =G-K |
| M | Hình thức TT | TM / CK / Nợ |
2.2 Tính đơn giá bình quân gia quyền
Tạo bảng phụ tính giá BQ (đặt ở bên phải hoặc sheet riêng):
Bảng tính giá BQ — Laptop:
| Ô | Nội dung | Công thức |
|---|---|---|
| P2 | Tồn ĐK — SL | 50 |
| P3 | Tồn ĐK — Giá trị | 600.000.000 |
| P4 | NV01 — SL | 300 |
| P5 | NV01 — Giá trị | 3.450.000.000 |
| P6 | NV02 — CP VC | 15.000.000 |
| P7 | NV09 — SL | 100 |
| P8 | NV09 — Giá trị | 1.180.000.000 |
| P10 | Tổng SL | =P2+P4+P7 → 450 |
| P11 | Tổng GT | =P3+P5+P6+P8 → 5.245.000.000 |
| P12 | Đơn giá BQ | =P11/P10 → 11.655.556 |
2.3 Nhập dữ liệu bán hàng
Ngày | Khách hàng | Mặt hàng | SL | Giá bán | Giá vốn BQ | TT
07/03/2026 | Cty ABC | Laptop | 120 | 15.000.000 | 11.655.556 | Nợ
10/03/2026 | CH Tâm Đạt | Tai nghe | 200 | 1.100.000 | 750.000 | CK
20/03/2026 | Cty XYZ | Laptop | 150 | 15.500.000 | 11.655.556 | 50/50
22/03/2026 | Khách lẻ | Tai nghe | 150 | 1.200.000 | 750.000 | TMDòng trả lại hàng: Thêm dòng NV08 với SL âm (−10) để ghi giảm.
2.4 Tổng hợp
Tổng doanh thu: =SUM(G2:G100)
Tổng COGS: =SUM(K2:K100)
Tổng lãi gộp: =SUM(L2:L100)
Biên LN gộp: =Tổng LG / Tổng DT (format %)Bước 3: Sheet CongNo — Theo dõi phải thu / phải trả (15 phút)
3.1 Bảng công nợ phải thu (TK 131)
Cấu trúc:
| Cột | Header |
|---|---|
| A | Ngày |
| B | Khách hàng |
| C | Diễn giải |
| D | Phát sinh Nợ (tăng nợ KH) |
| E | Phát sinh Có (KH trả tiền) |
Công thức SUMIF — Tổng nợ theo từng khách:
Tạo bảng tổng hợp bên phải:
| Ô | Nội dung | Công thức |
|---|---|---|
| H2 | Cty ABC | |
| I2 | Tổng PS Nợ ABC | =SUMIF(B:B,"Cty ABC",D:D) |
| J2 | Tổng PS Có ABC | =SUMIF(B:B,"Cty ABC",E:E) |
| K2 | Dư cuối kỳ ABC | =I2-J2 |
Tương tự cho Cty Thành Đạt, Cty XYZ.
3.2 Bảng công nợ phải trả (TK 331)
| Cột | Header |
|---|---|
| A | Ngày |
| B | NCC |
| C | Diễn giải |
| D | Phát sinh Có (tăng nợ NCC) |
| E | Phát sinh Nợ (trả tiền NCC) |
Công thức tương tự:
excel
=SUMIF(B:B,"Hoàng Long",D:D) → Tổng nợ phải trả Hoàng Long
=SUMIF(B:B,"Hoàng Long",E:E) → Tổng đã trả Hoàng Long3.3 Dashboard công nợ
Tạo bảng tổng hợp:
╔══════════════════════════════════════════════════╗
║ BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ — T03/2026 ║
╠══════════════════════════════════════════════════╣
║ PHẢI THU KHÁCH HÀNG (TK 131) ║
║ ───────────────────────────────────────────── ║
║ Dư đầu kỳ: =SUM(dư ĐK) ║
║ PS tăng: =SUM(PS Nợ) ║
║ PS giảm: =SUM(PS Có) ║
║ Dư cuối kỳ: =Dư ĐK + PS tăng - PS giảm ║
╠══════════════════════════════════════════════════╣
║ PHẢI TRẢ NCC (TK 331) ║
║ ───────────────────────────────────────────── ║
║ Dư đầu kỳ: =SUM(dư ĐK) ║
║ PS tăng: =SUM(PS Có) ║
║ PS giảm: =SUM(PS Nợ) ║
║ Dư cuối kỳ: =Dư ĐK + PS tăng - PS giảm ║
╚══════════════════════════════════════════════════╝Bước 4: Sheet BangKeVAT — Bảng kê thuế GTGT (10 phút)
4.1 Bảng kê VAT đầu vào
| Cột | Header |
|---|---|
| A | STT |
| B | Ngày HĐ |
| C | Số HĐ |
| D | NCC |
| E | MST NCC |
| F | Giá trị chưa VAT |
| G | Thuế suất |
| H | Tiền VAT |
Lấy dữ liệu từ sheet MuaHang:
excel
=MuaHang!G2 → Giá trị chưa VAT
=MuaHang!H2 → Tiền VAT4.2 Bảng kê VAT đầu ra
Tương tự, lấy từ sheet BanHang.
4.3 Tổng hợp VAT
╔═══════════════════════════════════════════╗
║ TỔNG HỢP THUẾ GTGT — T03/2026 ║
╠═══════════════════════════════════════════╣
║ VAT đầu vào còn KT kỳ trước: 15.000.000║
║ VAT đầu vào phát sinh: 502.000.000 ║
║ Tổng VAT đầu vào: 517.000.000 ║
║───────────────────────────────────────────║
║ VAT đầu ra phát sinh: 432.850.000 ║
║───────────────────────────────────────────║
║ VAT phải nộp = Đầu ra - Đầu vào ║
║ = 432.850.000 - 517.000.000 ║
║ = -84.150.000 (còn được khấu trừ) ║
╚═══════════════════════════════════════════╝Công thức:
excel
VAT_phải_nộp = IF(VAT_ra > VAT_vào, VAT_ra - VAT_vào, 0)
VAT_còn_KT = IF(VAT_vào > VAT_ra, VAT_vào - VAT_ra, 0)Bước 5: Sheet KiemTra — Đối chiếu & kiểm tra (10 phút)
5.1 Kiểm tra cân đối
Tạo bảng kiểm tra tự động:
| Kiểm tra | Công thức | Kỳ vọng | Kết quả |
|---|---|---|---|
| Tổng mua = Nợ TK 156 | =MuaHang!SUM(G) = CongNo!PS_Có_331 + TT_ngay | Bằng nhau | =IF(...) |
| Tổng bán = Có TK 511 | =BanHang!SUM(G) | ||
| VAT vào = Nợ TK 133 | =BangKeVAT!Tổng_đầu_vào | ||
| VAT ra = Có TK 3331 | =BangKeVAT!Tổng_đầu_ra | ||
| COGS = Nợ TK 632 | =BanHang!SUM(K) |
5.2 Công thức kiểm tra tự động
excel
=IF(ABS(Giá_trị_1 - Giá_trị_2) < 1, "✓ OK", "✗ LỆCH " & TEXT(Giá_trị_1 - Giá_trị_2, "#,##0"))5.3 Kiểm tra tồn kho
| Mặt hàng | Tồn ĐK | Nhập | Xuất | Tồn CK (tính) | Tồn CK (kiểm) | Chênh lệch |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Laptop | 50 | 400 | 260 | 190 | =kiểm_kê | =IF(...) |
| Tai nghe | 0 | 500 | 350 | 150 | =kiểm_kê | =IF(...) |
Mẹo Excel hữu ích
SUMIF — Tổng theo điều kiện
excel
=SUMIF(cột_điều_kiện, giá_trị, cột_tính_tổng)Ví dụ: Tổng tiền mua từ NCC Hoàng Long:
excel
=SUMIF(MuaHang!C:C, "Hoàng Long", MuaHang!G:G)SUMIFS — Tổng theo nhiều điều kiện
excel
=SUMIFS(cột_tổng, cột_ĐK1, giá_trị_1, cột_ĐK2, giá_trị_2)Ví dụ: Tổng doanh thu laptop bán cho Cty ABC:
excel
=SUMIFS(BanHang!G:G, BanHang!C:C, "Cty ABC", BanHang!D:D, "Laptop")Conditional Formatting — Đánh dấu nợ quá hạn
- Chọn cột "Dư cuối kỳ" trong bảng công nợ
- Home → Conditional Formatting → New Rule
- Quy tắc:
> 500.000.000→ Tô đỏ (nợ lớn, cần theo dõi) - Quy tắc:
> 0AND quá 30 ngày → Tô vàng (nợ quá hạn)
Deliverables — Sản phẩm nộp
Sau 60 phút, bạn cần có file Excel với:
- [ ] Sheet MuaHang — 4+ dòng nghiệp vụ mua, công thức tổng hợp
- [ ] Sheet BanHang — 4+ dòng nghiệp vụ bán, COGS tính đúng theo BQ gia quyền
- [ ] Sheet CongNo — Bảng chi tiết phải thu/trả, SUMIF theo đối tượng, dashboard tổng hợp
- [ ] Sheet BangKeVAT — Bảng kê đầu vào/ra, tổng hợp VAT phải nộp
- [ ] Sheet KiemTra — Ít nhất 3 công thức kiểm tra cân đối, tồn kho khớp
Nâng cao: Thêm PivotTable để phân tích doanh thu theo khách hàng, theo mặt hàng. Thêm biểu đồ cột so sánh Doanh thu vs COGS.