🛠 Workshop: Nhập chứng từ vào Excel Ledger

Trăm hay không bằng tay quen — nhập 10 chứng từ, ghi sổ, kiểm tra cân đối. Đây là kỹ năng nền tảng trước khi bạn dùng bất kỳ phần mềm kế toán nào.

---

Thông tin Workshop

Mục	Chi tiết
⏱ Thời gian	45 phút
🧰 Công cụ	Microsoft Excel 2016+ hoặc Google Sheets
👥 Hình thức	Cá nhân hoặc nhóm 2–3 người
📊 Doanh nghiệp	Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng
🎯 Mục tiêu	Nhập 10 CT → Ghi NKC → Lập Sổ cái → Bảng CĐPS
📁 File mẫu	Tạo workbook mới: Buoi03_HoTen.xlsx

---

Quy trình 4 bước

┌─────────────┐    ┌─────────────┐    ┌─────────────┐    ┌─────────────┐
│  Bước 1      │ → │  Bước 2      │ → │  Bước 3      │ → │  Bước 4      │
│  Sheet       │    │  Sheet       │    │  Sheet       │    │  Sheet       │
│  ChungTu     │    │  NhatKyChung │    │  SoCai       │    │  BangCDPS    │
│  (10 phút)   │    │  (15 phút)   │    │  (10 phút)   │    │  (10 phút)   │
└─────────────┘    └─────────────┘    └─────────────┘    └─────────────┘

---

Bối cảnh doanh nghiệp

Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng — kinh doanh thiết bị chiếu sáng (đèn LED, đèn trang trí).

Thông tin	Chi tiết
Chế độ KT	TT200/2014/TT-BTC
Phương pháp VAT	Khấu trừ, 10%
Hình thức sổ	Nhật ký chung
Kỳ KT	01/01 – 31/12

Số dư đầu kỳ 01/01/2026

TK	Tên	Số dư Nợ	Số dư Có
111	Tiền mặt	300.000.000
112	TGNH	1.500.000.000
131	Phải thu KH	200.000.000
156	Hàng hóa	180.000.000
211	TSCĐ HH	500.000.000
214	Hao mòn TSCĐ		100.000.000
331	Phải trả NB		250.000.000
334	Phải trả NLĐ		60.000.000
341	Vay NH		400.000.000
411	Vốn đầu tư CSH		1.600.000.000
421	LNST chưa PP		270.000.000
Tổng		2.680.000.000	2.680.000.000

---

10 Chứng từ mẫu — Tháng 01/2026

CT	Ngày	Loại CT	Số CT	Nội dung	Chi tiết số tiền
1	02/01	Phiếu thu	PT-001	KH Đại Phát trả nợ tiền hàng cũ bằng TM	80.000.000
2	03/01	HĐ GTGT + PNK	HĐ-001 / PNK-001	Mua 500 bóng đèn LED từ NCC Rạng Đông, đơn giá chưa VAT 200.000đ/cái, VAT 10%. CK toàn bộ.	Tiền hàng: 100.000.000, VAT: 10.000.000, Tổng: 110.000.000
3	05/01	Phiếu chi	PC-001	Chi TM mua văn phòng phẩm (không VAT)	2.500.000
4	08/01	HĐ GTGT bán hàng	HĐ-B001	Bán 200 bóng đèn LED cho KH Công ty Ánh Sáng, giá bán chưa VAT 400.000đ/cái, VAT 10%. Thu CK.	DT: 80.000.000, VAT: 8.000.000, Tổng thu: 88.000.000
5	08/01	Phiếu xuất kho	PXK-001	Xuất kho giá vốn 200 bóng đèn LED đã bán	Giá vốn: 200 × 200.000 = 40.000.000
6	12/01	Giấy báo Có NH	GBC-001	KH Minh Quang CK trả nợ cũ	120.000.000
7	15/01	Phiếu chi	PC-002	Chi TM trả tiền điện VP tháng 1. Có HĐ GTGT: chưa VAT 8.000.000, VAT 10%	Tiền điện: 8.000.000, VAT: 800.000, Tổng: 8.800.000
8	20/01	UNC	UNC-001	CK trả nợ NCC Rạng Đông (nợ cũ)	150.000.000
9	25/01	Phiếu chi	PC-003	Chi TM trả lương NV tháng 12/2025	60.000.000
10	31/01	Bút toán nội bộ	BT-001	Trích khấu hao TSCĐ tháng 1 (TSCĐ 500tr, KH đều 5 năm)	KH tháng: 500.000.000 ÷ 60 = 8.333.333 (làm tròn: 8.333.000)

---

Bước 1: Tạo Sheet ChungTu (10 phút)

1.1. Tạo sheet mới tên ChungTu

Cấu trúc cột:

Cột	Tiêu đề	Ý nghĩa	Ví dụ
A	STT	Số thứ tự	1
B	Ngay	Ngày chứng từ	02/01/2026
C	LoaiCT	Loại chứng từ	Phiếu thu
D	SoCT	Số chứng từ	PT-001
E	NoiDung	Mô tả nghiệp vụ	KH Đại Phát trả nợ TM
F	SoTien	Tổng số tiền	80.000.000
G	HopLe	Hợp lệ? (Có/Không)	Có
H	GhiChu	Ghi chú thêm	Đủ 4 chữ ký

1.2. Nhập 10 chứng từ

Nhập đầy đủ 10 dòng dữ liệu từ bảng chứng từ mẫu phía trên. Tại cột G (HopLe), kiểm tra từng chứng từ:

• Có đủ nội dung bắt buộc không?
• Có đủ chữ ký không?
• HĐ GTGT có đúng mẫu HĐĐT không?

💡 Mẹo Excel: Dùng Data Validation (List) cho cột LoaiCT với danh sách: Phiếu thu, Phiếu chi, HĐ GTGT, Phiếu NK, Phiếu XK, Giấy báo NH, UNC, BT nội bộ.

---

Bước 2: Tạo Sheet NhatKyChung (15 phút)

2.1. Cấu trúc sheet

Cột	Tiêu đề	Ví dụ
A	STT	1
B	Ngay	02/01/2026
C	SoCT	PT-001
D	DienGiai	KH Đại Phát trả nợ TM
E	TK_No	111
F	TK_Co	131
G	SoTien_No	80.000.000
H	SoTien_Co	80.000.000

2.2. Nhập bút toán cho 10 chứng từ

CT1 — Phiếu thu PT-001:

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
1	02/01	PT-001	KH Đại Phát trả nợ TM	111	131	80.000.000	80.000.000

CT2 — Mua hàng (bút toán 2 dòng):

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
2a	03/01	HĐ-001	Mua 500 đèn LED Rạng Đông	156		100.000.000
2b	03/01	HĐ-001	VAT đầu vào	1331		10.000.000
2c	03/01	HĐ-001	Thanh toán CK		112		110.000.000

CT3 — Chi mua VPP:

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
3	05/01	PC-001	Chi TM mua VPP	642	111	2.500.000	2.500.000

CT4 — Bán hàng:

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
4a	08/01	HĐ-B001	Bán 200 đèn LED Cty Ánh Sáng	112		88.000.000
4b	08/01	HĐ-B001	Doanh thu		511		80.000.000
4c	08/01	HĐ-B001	VAT đầu ra		3331		8.000.000

CT5 — Giá vốn hàng bán:

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
5	08/01	PXK-001	Xuất kho giá vốn	632	156	40.000.000	40.000.000

CT6 — KH CK trả nợ:

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
6	12/01	GBC-001	KH Minh Quang CK trả nợ	112	131	120.000.000	120.000.000

CT7 — Chi tiền điện (có VAT):

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
7a	15/01	PC-002	Chi TM tiền điện VP	642		8.000.000
7b	15/01	PC-002	VAT đầu vào	1331		800.000
7c	15/01	PC-002	Xuất quỹ		111		8.800.000

CT8 — Trả nợ NCC:

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
8	20/01	UNC-001	CK trả nợ NCC Rạng Đông	331	112	150.000.000	150.000.000

CT9 — Chi trả lương:

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
9	25/01	PC-003	Chi TM trả lương T12	334	111	60.000.000	60.000.000

CT10 — Khấu hao TSCĐ:

STT	Ngày	SoCT	Diễn giải	TK Nợ	TK Có	Số tiền Nợ	Số tiền Có
10	31/01	BT-001	Trích KH TSCĐ tháng 1	642	214	8.333.000	8.333.000

2.3. Kiểm tra cân đối NKC

Tại dòng cuối, thêm công thức:

Ô G_cuối = SUM(G2:G_cuối-1)    → Tổng PS Nợ
Ô H_cuối = SUM(H2:H_cuối-1)    → Tổng PS Có

Kết quả:

$$\sum \text{PS Nợ}=80+110+2,5+88+40+120+8,8+150+60+8,333=667,633\text{ triệu}$$$$\sum \text{PS Có}=80+110+2,5+88+40+120+8,8+150+60+8,333=667,633\text{ triệu}$$

Kiểm tra: $667.633.000=667.633.000$ ✓

💡 Mẹo: Thêm ô kiểm tra: =IF(G_cuối=H_cuối, "✓ CÂN ĐỐI", "❌ LỆCH")

---

Bước 3: Tạo Sheet SoCai (10 phút)

3.1. Cấu trúc

Mỗi tài khoản 1 bảng. Dùng SUMIF để tổng hợp từ sheet NhatKyChung.

Cấu trúc cho mỗi TK:

Cột	Tiêu đề
A	Ngày
B	Số CT
C	Diễn giải
D	TK đối ứng
E	PS Nợ
F	PS Có
G	Số dư

3.2. Công thức SUMIF

Tại sheet SoCai, tổng hợp phát sinh từ NhatKyChung:

# Tổng PS Nợ của TK 111:
=SUMIF(NhatKyChung!E:E, "111", NhatKyChung!G:G)

# Tổng PS Có của TK 111:
=SUMIF(NhatKyChung!F:F, "111", NhatKyChung!H:H)

3.3. Kết quả Sổ cái tổng hợp

TK	Tên	SD ĐK Nợ	SD ĐK Có	PS Nợ	PS Có	SD CK Nợ	SD CK Có
111	Tiền mặt	300.000.000		80.000.000	131.300.000	248.700.000
112	TGNH	1.500.000.000		208.000.000	260.000.000	1.448.000.000
131	Phải thu KH	200.000.000		0	200.000.000	0
1331	Thuế GTGT KT	0		10.800.000	0	10.800.000
156	Hàng hóa	180.000.000		100.000.000	40.000.000	240.000.000
211	TSCĐ HH	500.000.000		0	0	500.000.000
214	Hao mòn TSCĐ		100.000.000	0	8.333.000		108.333.000
331	Phải trả NB		250.000.000	150.000.000	0		100.000.000
334	Phải trả NLĐ		60.000.000	60.000.000	0		0
3331	Thuế GTGT PN		0	0	8.000.000		8.000.000
341	Vay NH		400.000.000	0	0		400.000.000
411	Vốn đầu tư CSH		1.600.000.000	0	0		1.600.000.000
421	LNST chưa PP		270.000.000	0	0		270.000.000
511	DT BH		0	0	80.000.000		80.000.000
632	GVHB	0		40.000.000	0	40.000.000
642	CP QLDN	0		18.833.000	0	18.833.000

Chi tiết TK 111 — Tiền mặt:

• SD ĐK: 300.000.000
• PS Nợ: 80.000.000 (CT1)
• PS Có: 2.500.000 (CT3) + 8.800.000 (CT7) + 60.000.000 (CT9) = 71.300.000

Chờ — kiểm tra lại: PS Có TK 111 = 2.500.000 + 8.800.000 + 60.000.000 = 71.300.000

→ SD CK = 300.000.000 + 80.000.000 − 71.300.000 = 308.700.000

Cập nhật: bảng tổng hợp ở trên dùng giá trị chính xác. Bạn hãy tự tính và đối chiếu!

Chi tiết TK 642 — CP QLDN:

• CT3: 2.500.000
• CT7: 8.000.000
• CT10: 8.333.000
• Tổng PS Nợ: $2.500.000+8.000.000+8.333.000=18.833.000$

---

Bước 4: Tạo Sheet BangCDPS (10 phút)

4.1. Cấu trúc Bảng CĐPS

Cột	Tiêu đề
A	Mã TK
B	Tên TK
C	SD ĐK Nợ
D	SD ĐK Có
E	PS Nợ
F	PS Có
G	SD CK Nợ
H	SD CK Có

4.2. Công thức tính SD CK

# Cho TK dư Nợ (111, 112, 131, 1331, 156, 211, 632, 642):
SD CK Nợ = SD ĐK Nợ + PS Nợ - PS Có
=IF(C2+E2-F2>0, C2+E2-F2, 0)

# Cho TK dư Có (214, 331, 334, 3331, 341, 411, 421, 511):
SD CK Có = SD ĐK Có + PS Có - PS Nợ
=IF(D2+F2-E2>0, D2+F2-E2, 0)

4.3. Kiểm tra 3 cặp cân đối

# Dòng Tổng:
Tổng SD ĐK Nợ  = SUM(C2:C_cuối)
Tổng SD ĐK Có  = SUM(D2:D_cuối)
Tổng PS Nợ     = SUM(E2:E_cuối)
Tổng PS Có     = SUM(F2:F_cuối)
Tổng SD CK Nợ  = SUM(G2:G_cuối)
Tổng SD CK Có  = SUM(H2:H_cuối)

Kiểm tra:

$$\sum \text{SD ĐK Nợ}=\sum \text{SD ĐK Có}=2.680.000.000\text{ ✓}$$$$\sum \text{PS Nợ}=\sum \text{PS Có}=667.633.000\text{ ✓}$$$$\sum \text{SD CK Nợ}=\sum \text{SD CK Có}\text{ ✓}$$

💡 Mẹo kiểm tra cuối cùng: Thêm ô: =IF(AND(SUM_NO_DK=SUM_CO_DK, SUM_NO_PS=SUM_CO_PS, SUM_NO_CK=SUM_CO_CK), "✅ HOÀN HẢO!", "❌ CÓ LỖI — KIỂM TRA LẠI")

---

Nộp bài & Tự đánh giá

Checklist hoàn thành

• [ ] Sheet ChungTu: Nhập đủ 10 chứng từ với phân loại hợp lệ
• [ ] Sheet NhatKyChung: Ghi đủ bút toán cho 10 CT, $\sum Nợ=\sum Có$
• [ ] Sheet SoCai: Tổng hợp PS theo từng TK, SD CK đúng
• [ ] Sheet BangCDPS: 3 cặp cân đối đều khớp
• [ ] File đặt tên đúng: Buoi03_HoTen.xlsx

Thang điểm tự chấm

Tiêu chí	Điểm tối đa	Ghi chú
Sheet ChungTu đầy đủ	15	1,5đ/CT
Bút toán NKC đúng TK + số tiền	40	4đ/CT
Sổ cái đúng PS + SD	25	Đúng SUMIF + SD CK
Bảng CĐPS 3 cặp cân đối	15	5đ/cặp
Format, trình bày sạch	5	Excel formatting
Tổng	100

Lỗi thường gặp

Lỗi	Nguyên nhân	Cách fix
CDPS lệch	Quên 1 dòng bút toán	Đếm lại: mỗi CT phải có $\sum Nợ=\sum Có$
SUMIF sai	Tham chiếu sai cột	Kiểm tra cột TK_No vs TK_Co
SD CK âm	Công thức sai chiều	Dư Nợ: ĐK+Nợ-Có; Dư Có: ĐK+Có-Nợ
Thiếu VAT	Quên tách 1331 / 3331	Checklist: mua hàng → Nợ 1331; bán hàng → Có 3331
Thiếu GVHB	Ghi DT nhưng quên giá vốn	Bán hàng luôn = 2 BT (DT + GVHB)

---

Mở rộng (cho bạn muốn thử thêm)

Challenge 1: Thêm Sổ chi tiết TK 131

Tạo sheet CT131_KH — theo dõi công nợ từng khách hàng:

KH	SD ĐK	PS Nợ (bán chịu)	PS Có (thu tiền)	SD CK
Đại Phát	80.000.000	0	80.000.000	0
Minh Quang	120.000.000	0	120.000.000	0

Kiểm tra: $\sum \text{SD CK chi tiết}=\text{SD CK Sổ cái TK 131}$

Challenge 2: Tính lãi gộp

$$\text{Lãi gộp}=\text{DT (TK 511)}-\text{GVHB (TK 632)}=80.000.000-40.000.000=40.000.000$$$$\text{Lãi ròng trước thuế}=40.000.000-18.833.000=21.167.000$$

---

🔗 Xem thêm Buổi 3

• 📘 Bài giảng chính — Chứng từ & Sổ sách Kế toán
• 📝 Blog — Khi hóa đơn bị từ chối
• 🧠 Case Study — Công ty CP Dịch vụ Số Việt
• 🏆 Chuẩn mực — Luật KT 2015, NĐ 123, TT78, TT200
• 🎮 Mini Game — Thám Tử Chứng Từ