Skip to content

📘 Buổi 3: Chứng từ & Sổ sách Kế toán

Không có chứng từ thì không có bút toán — không có sổ sách thì không có báo cáo. Chứng từ là "bằng chứng", sổ sách là "trí nhớ" của doanh nghiệp.


🎯 Mục tiêu buổi học

Sau buổi này, học viên sẽ:

  1. Nắm vững hệ thống chứng từ kế toán Việt Nam: hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập/xuất kho
  2. Hiểu điều kiện hợp lệ của chứng từ theo Luật Kế toán 2015 và NĐ 123/2020/NĐ-CP
  3. Phân biệt và vận dụng các loại sổ kế toán: Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết
  4. Trình bày mối quan hệ: Chứng từ → Nhật ký chung → Sổ cái → Bảng CĐPS
  5. Nhập được chứng từ vào Excel ledger và kiểm tra cân đối

📋 Tổng quan

Ở Buổi 1, chúng ta đã học phương trình kế toán và ghi sổ kép. Buổi 2 đã trang bị hệ thống tài khoản VAS. Bây giờ, Buổi 3 sẽ trả lời câu hỏi: dữ liệu đầu vào đến từ đâu và được lưu trữ ở đâu?

Câu trả lời chính là: chứng từ kế toán (Accounting Documents/Vouchers) và sổ sách kế toán (Accounting Books). Nếu hệ thống tài khoản là "bản đồ", thì chứng từ là "nhiên liệu" và sổ sách là "hành trình" của doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, Luật Kế toán 2015 (Chương III) quy định chặt chẽ về chứng từ kế toán, trong khi TT200/2014/TT-BTC quy định chi tiết về hệ thống sổ sách. Từ năm 2022, hóa đơn điện tử (e-Invoice) trở thành bắt buộc theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT78/2021/TT-BTC.


1. Hệ thống Chứng từ Kế toán (Accounting Documents)

1.1. Khái niệm

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (Điều 16, Luật Kế toán 2015).

💡 Nguyên tắc vàng: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ gốc. Không có chứng từ → không ghi sổ → không lên báo cáo.

1.2. Phân loại chứng từ

Tiêu chíLoạiVí dụ
Theo nguồn gốcChứng từ bên ngoàiHóa đơn mua hàng từ NCC, Giấy báo Nợ/Có ngân hàng
Chứng từ nội bộPhiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
Theo tính chấtChứng từ gốc (Source Document)Hóa đơn GTGT, Hợp đồng, Biên bản giao nhận
Chứng từ ghi sổ (Accounting Voucher)Chứng từ ghi sổ tổng hợp, Bảng phân bổ
Theo nội dungChứng từ tiền tệPhiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo NH
Chứng từ hàng tồn khoPhiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
Chứng từ TSCĐBiên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý
Chứng từ lao độngBảng chấm công, Bảng thanh toán lương

1.3. Các chứng từ quan trọng nhất

a) Hóa đơn Giá trị Gia tăng (VAT Invoice)

Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT) là chứng từ quan trọng nhất trong hệ thống thuế Việt Nam. Theo NĐ 123/2020/NĐ-CP, từ 01/07/2022, mọi doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử (e-Invoice).

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT:

STTNội dungMô tả
1Tên loại hóa đơnHóa đơn GTGT
2Ký hiệu mẫu sốVD: 1C22TAA — 1 = hóa đơn GTGT, C22 = năm 2022, T = do TCT cấp mã, AA = ký hiệu DN
3Ký hiệu hóa đơnVD: C22TAA
4Số hóa đơnSố tự nhiên liên tục
5Ngày lậpNgày, tháng, năm lập hóa đơn
6Tên, địa chỉ, MST người bánPhải khớp với đăng ký kinh doanh
7Tên, địa chỉ, MST người muaBắt buộc nếu người mua là DN
8Tên hàng hóa, dịch vụMô tả rõ ràng
9Đơn vị tính, số lượng, đơn giáCon số cụ thể
10Thành tiền chưa VATSố tiền trước thuế
11Thuế suất GTGT0%, 5%, 8%, 10%
12Tiền thuế GTGT= Thành tiền × Thuế suất
13Tổng tiền thanh toán= Thành tiền + Tiền thuế
14Chữ ký điện tửChữ ký số của người bán

Ví dụ hóa đơn GTGT:

┌─────────────────────────────────────────────────┐
│              HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG          │
│                   (Bản thể hiện)                 │
│  Ký hiệu: 1C26TAB    Số: 0000156                │
│  Ngày lập: 15/01/2026                            │
│──────────────────────────────────────────────────│
│  Người bán: Công ty TNHH SoundMax Việt Nam       │
│  MST: 0312345678                                  │
│  Địa chỉ: 123 Nguyễn Huệ, Q.1, TP.HCM           │
│──────────────────────────────────────────────────│
│  Người mua: Công ty CP Dịch vụ Số Việt           │
│  MST: 0309876543                                  │
│──────────────────────────────────────────────────│
│  Tai nghe BT-500    200 cái × 300.000 = 60.000.000│
│  Loa mini SP-200    100 cái × 500.000 = 50.000.000│
│──────────────────────────────────────────────────│
│  Cộng tiền hàng:           110.000.000            │
│  Thuế GTGT 10%:             11.000.000            │
│  Tổng thanh toán:          121.000.000            │
│  (Bằng chữ: Một trăm hai mươi mốt triệu đồng)  │
└─────────────────────────────────────────────────┘

Bút toán khi mua hàng (trả CK):

Nợ TK 156 — Hàng hóa:                   110.000.000
Nợ TK 1331 — Thuế GTGT được khấu trừ:    11.000.000
    Có TK 112 — Tiền gửi ngân hàng:      121.000.000

b) Phiếu thu (Receipt Voucher — Mẫu 01-TT)

Phiếu thu là chứng từ xác nhận tiền mặt đã nhập quỹ. Lập khi thu tiền bán hàng, thu hồi tạm ứng, thu tiền vay, v.v.

Nội dung chính: Ngày lập, số phiếu, người nộp tiền, lý do nộp, số tiền (bằng số và bằng chữ), chữ ký (Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Người nộp tiền).

Bút toán khi lập Phiếu thu (khách hàng trả nợ bằng tiền mặt 50 triệu):

Nợ TK 111 — Tiền mặt:              50.000.000
    Có TK 131 — Phải thu khách hàng: 50.000.000

c) Phiếu chi (Payment Voucher — Mẫu 02-TT)

Phiếu chi xác nhận tiền mặt đã xuất quỹ. Lập khi chi mua hàng, trả lương, tạm ứng, thanh toán chi phí.

Bút toán khi chi tiền mặt trả tiền điện (5,5 triệu, VAT 10%):

Nợ TK 642 — Chi phí QLDN:                5.000.000
Nợ TK 1331 — Thuế GTGT được khấu trừ:      500.000
    Có TK 111 — Tiền mặt:                 5.500.000

d) Phiếu nhập kho (Goods Received Note — Mẫu 01-VT)

Phiếu nhập kho xác nhận hàng hóa, nguyên vật liệu đã nhập kho thực tế. Phải có chữ ký của: người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho.

e) Phiếu xuất kho (Goods Issue Note — Mẫu 02-VT)

Phiếu xuất kho xác nhận hàng hóa đã xuất kho để bán, sản xuất, hoặc sử dụng nội bộ.

Bút toán khi xuất kho bán hàng (giá vốn 40 triệu):

Nợ TK 632 — Giá vốn hàng bán:    40.000.000
    Có TK 156 — Hàng hóa:         40.000.000

1.4. Điều kiện hợp lệ của chứng từ (Điều 16–19, Luật KT 2015)

Một chứng từ kế toán hợp lệ phải đảm bảo 7 điều kiện:

#Điều kiệnChi tiếtVi phạm → Hậu quả
1Đúng mẫu quy địnhTheo TT200 hoặc mẫu do DN ban hànhKhông được ghi sổ
2Ghi đầy đủ nội dungKhông bỏ trống các mục bắt buộcChứng từ không hợp lệ
3Đúng sự thậtPhản ánh đúng nghiệp vụ phát sinhTruy cứu hình sự (Điều 221 BLHS)
4Số tiền bằng số = bằng chữHai cách viết phải khớp nhauPhải sửa trước khi ghi sổ
5Đủ chữ ký theo quy địnhGĐ, KTT, Thủ quỹ/Thủ kho, Người liên quanKhông có giá trị pháp lý
6Không tẩy xóa, sửa chữaNếu sai → hủy và lập lạiLập biên bản hủy
7Lập đúng số liênÍt nhất 2 liên (1 lưu, 1 giao)Phạt hành chính

Lưu ý thực tế

Trong thực tế kiểm tra thuế, chứng từ bị loại phổ biến nhất là: thiếu MST người mua trên hóa đơn, sai tên/địa chỉ, và hóa đơn từ DN đã bỏ trốn/giải thể. Những lỗi này khiến DN không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.


2. Hóa đơn Điện tử (e-Invoice) — NĐ 123/2020/NĐ-CP

2.1. Khung pháp lý

Văn bảnNội dungHiệu lực
NĐ 123/2020/NĐ-CPQuy định về hóa đơn, chứng từ01/07/2022
TT78/2021/TT-BTCHướng dẫn NĐ 12301/07/2022
QĐ 1450/QĐ-TCTTriển khai hóa đơn điện tử toàn quốc2022

2.2. Phân loại hóa đơn điện tử

LoạiMô tảĐối tượng
Hóa đơn GTGT có mã CQTCó mã xác thực của Tổng cục ThuếDN kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Hóa đơn GTGT không có mã CQTKhông cần mã CQT (kinh doanh lớn)DN rủi ro thấp, được TCT chấp thuận
Hóa đơn bán hàng có mã CQTKhông tách riêng tiền thuế GTGTDN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

2.3. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

DN đăng ký sử dụng HĐĐT → CQT phê duyệt → DN lập HĐĐT
→ Ký số → Gửi CQT cấp mã (nếu có mã) → Gửi cho người mua
→ Lưu trữ điện tử (tối thiểu 10 năm)

2.4. Xử lý hóa đơn sai sót

Trường hợpXử lýQuy định
HĐ chưa gửi cho người muaHủy và lập mớiĐiều 19, NĐ 123
HĐ đã gửi, phát hiện saiLập HĐ điều chỉnh hoặc thay thếĐiều 19, NĐ 123
HĐ sai MSTBắt buộc lập HĐ thay thếKhông được điều chỉnh MST
CQT phát hiện saiDN phải xử lý trong 2 ngàyĐiều 19, khoản 2

3. Hệ thống Sổ sách Kế toán (Accounting Books)

3.1. Khái niệm

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh (Điều 24, Luật KT 2015). Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ cho một kỳ kế toán.

3.2. Hình thức ghi sổ theo TT200

TT200/2014 cho phép 5 hình thức ghi sổ, trong đó Nhật ký chung là phổ biến nhất:

Hình thứcSổ chínhĐặc điểm
Nhật ký chungSổ Nhật ký chung + Sổ cáiPhổ biến nhất, dùng trong phần mềm KT
Nhật ký – Sổ cáiSổ Nhật ký – Sổ cái (hợp nhất)DN nhỏ, ít nghiệp vụ
Chứng từ ghi sổChứng từ ghi sổ + Sổ cáiCơ quan hành chính, sự nghiệp
Nhật ký – Chứng từNhật ký chứng từ + Sổ cáiDN lớn (ít dùng hiện nay)
Kế toán máyTheo phần mềmPhải đảm bảo in được sổ theo mẫu

3.3. Sổ Nhật ký chung (General Journal)

Nhật ký chung ghi lại mọi nghiệp vụ theo thứ tự thời gian phát sinh. Đây là cuốn "nhật ký" của doanh nghiệp.

Cấu trúc Nhật ký chung:

CộtNội dungÝ nghĩa
ANgày tháng ghi sổNgày ghi vào sổ (có thể khác ngày chứng từ)
BSố hiệu chứng từMã chứng từ (VD: PT001, PC002, HĐ003)
CNgày chứng từNgày lập chứng từ gốc
DDiễn giảiMô tả nội dung nghiệp vụ
ESố hiệu TK đối ứngMã TK Nợ / TK Có
FSố tiền — Phát sinh NợSố tiền ghi Nợ
GSố tiền — Phát sinh CóSố tiền ghi Có

Ví dụ — 3 bút toán đầu tháng 01/2026:

NgàyChứng từDiễn giảiTKPS NợPS Có
02/01PT001Thu tiền bán hàng TM11155.000.000
51150.000.000
33315.000.000
03/01PC001Chi mua VPP6423.000.000
1113.000.000
05/01HĐ001Mua hàng hóa, CK15680.000.000
13318.000.000
11288.000.000

Nguyên tắc: Luôn kiểm tra PS Nợ=PS Có sau mỗi bút toán và cuối kỳ.

3.4. Sổ cái (General Ledger)

Sổ cái tập hợp toàn bộ phát sinh theo từng tài khoản. Nếu Nhật ký chung sắp xếp theo thời gian, thì Sổ cái sắp xếp theo tài khoản — cho ta "bức tranh" tổng thể của mỗi khoản mục.

Cấu trúc Sổ cái TK 111 — Tiền mặt:

NgàyChứng từDiễn giảiTK đối ứngPS NợPS CóSố dư
01/01Số dư đầu kỳ500.000.000
02/01PT001Thu tiền bán hàng511, 333155.000.000555.000.000
03/01PC001Chi mua VPP6423.000.000552.000.000
...
31/01Cộng PS / Số dư CK55.000.0003.000.000552.000.000

Công thức số dư cuối kỳ (TK dư Nợ):

Số dư CK=Số dư ĐK+PS NợPS Có

Công thức số dư cuối kỳ (TK dư Có):

Số dư CK=Số dư ĐK+PS CóPS Nợ

3.5. Sổ chi tiết (Sub-ledger)

Sổ chi tiết theo dõi chi tiết theo từng đối tượng trong một tài khoản:

Sổ chi tiếtTK chínhTheo dõi theo
Sổ chi tiết công nợ phải thuTK 131Từng khách hàng
Sổ chi tiết công nợ phải trảTK 331Từng nhà cung cấp
Sổ chi tiết hàng tồn khoTK 156Từng mặt hàng
Sổ chi tiết TSCĐTK 211Từng tài sản
Sổ chi tiết tiền gửi NHTK 112Từng ngân hàng

4. Mối quan hệ: Chứng từ → Nhật ký → Sổ cái → Bảng CĐPS

4.1. Luồng xử lý kế toán

┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐
│  Chứng từ     │ → │ Nhật ký chung │ → │   Sổ cái     │ → │ Bảng CĐPS    │ → │    BCTC      │
│  gốc          │    │ (theo thời    │    │ (theo TK)    │    │ (Trial       │    │ (Financial   │
│  (Source       │    │  gian)        │    │              │    │  Balance)    │    │  Statements) │
│  Documents)   │    │              │    │              │    │              │    │              │
└──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘
       ↑                                       ↓
  Sổ chi tiết  ←────── Đối chiếu ──────→ Sổ cái

4.2. Ý nghĩa mỗi bước

BướcSổ/BảngChức năngVí dụ
1Chứng từ gốcBằng chứng pháp lýHóa đơn GTGT, Phiếu thu, UNC
2Nhật ký chungGhi theo thời gianNV ngày 02/01, 03/01, 05/01...
3Sổ cáiTập hợp theo TKTất cả PS của TK 111, TK 156...
4Bảng CĐPSKiểm tra cân đốiDư Nợ=Dư Có
5BCTCBáo cáo cho người sử dụngBCĐKT, BCKQKD, BCLCTT, TMBCTC

4.3. Bảng cân đối phát sinh (Trial Balance)

Bảng CĐPS tổng hợp tất cả các tài khoản và kiểm tra tính cân đối:

Số dư Nợ đầu kỳ=Số dư Có đầu kỳPhát sinh Nợ trong kỳ=Phát sinh Có trong kỳSố dư Nợ cuối kỳ=Số dư Có cuối kỳ

Nếu bất kỳ cặp nào không cân, nghĩa là có sai sót trong quá trình ghi sổ → phải truy ngược từ Sổ cái → Nhật ký → Chứng từ để tìm lỗi.


5. Demo: Nhập 8 chứng từ vào Excel Ledger

Bối cảnh

Công ty CP Dịch vụ Số Việt — tháng 01/2026, 8 nghiệp vụ phát sinh:

NVNgàyChứng từNội dungSố tiền (VND)
102/01PT001Thu tiền mặt — KH thanh toán nợ cũ50.000.000
203/01HĐ001Mua hàng hóa, chưa VAT 80tr, VAT 10%, CK88.000.000
305/01PC001Chi TM mua văn phòng phẩm3.000.000
408/01HĐ002Bán hàng, chưa VAT 120tr, VAT 10%, thu CK132.000.000
508/01PXK001Xuất kho giá vốn hàng bán70.000.000
615/01PC002Chi TM trả tiền thuê VP tháng 115.000.000
720/01UNC001CK trả nợ NCC88.000.000
825/01PC003Chi TM trả lương NV40.000.000

Bút toán (Journal Entries)

NV1 — Thu tiền mặt:

Nợ TK 111 — Tiền mặt:              50.000.000
    Có TK 131 — Phải thu KH:        50.000.000

NV2 — Mua hàng hóa:

Nợ TK 156 — Hàng hóa:              80.000.000
Nợ TK 1331 — Thuế GTGT KT:          8.000.000
    Có TK 112 — TGNH:               88.000.000

NV3 — Chi mua VPP:

Nợ TK 642 — CP QLDN:                3.000.000
    Có TK 111 — Tiền mặt:            3.000.000

NV4 — Bán hàng thu CK:

Nợ TK 112 — TGNH:                  132.000.000
    Có TK 511 — Doanh thu BH:       120.000.000
    Có TK 3331 — Thuế GTGT PN:       12.000.000

NV5 — Giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632 — Giá vốn hàng bán:       70.000.000
    Có TK 156 — Hàng hóa:            70.000.000

NV6 — Chi tiền thuê VP:

Nợ TK 642 — CP QLDN:                15.000.000
    Có TK 111 — Tiền mặt:            15.000.000

NV7 — Trả nợ NCC:

Nợ TK 331 — Phải trả NB:            88.000.000
    Có TK 112 — TGNH:                88.000.000

NV8 — Chi trả lương:

Nợ TK 334 — Phải trả NLĐ:           40.000.000
    Có TK 111 — Tiền mặt:            40.000.000

Kiểm tra cân đối

PS Nợ=50+88+3+132+70+15+88+40=486 triệuPS Có=50+88+3+132+70+15+88+40=486 triệu

486=486 ✓ Cân đối!


⚠️ Lỗi thường gặp

LỗiVí dụCách khắc phục
Thiếu chứng từ gốcGhi sổ mua hàng nhưng không có hóa đơnYêu cầu NCC xuất HĐ trước khi ghi sổ
HĐ sai MSTMST người mua ghi nhầm 1 sốYêu cầu NCC lập HĐ thay thế
Ghi nhầm sổPS của TK 156 ghi vào Sổ cái TK 152Đối chiếu NKC ↔ Sổ cái theo CT số
Quên chuyển sổGhi NKC nhưng không chuyển Sổ cáiChecklist cuối ngày: NKC → SC
Bảng CĐPS lệchTổng Nợ ≠ Tổng CóTruy ngược: SC → NKC → Chứng từ
Không lưu trữ đúngChứng từ để lộn xộn, không đánh sốLưu theo tháng, đánh số liên tục

✅ Checklist buổi học

  • [ ] Phân biệt 5 loại chứng từ chính: HĐ GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
  • [ ] Nắm 7 điều kiện hợp lệ của chứng từ
  • [ ] Hiểu quy định hóa đơn điện tử (NĐ 123/2020, TT78/2021)
  • [ ] Phân biệt Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết
  • [ ] Trình bày luồng: Chứng từ → NKC → Sổ cái → Bảng CĐPS → BCTC
  • [ ] Nhập được 8 chứng từ vào Excel ledger
  • [ ] Lập được Bảng CĐPS và kiểm tra cân đối
  • [ ] Hoàn thành Workshop: Nhập chứng từ vào Excel Ledger

🔑 Từ khóa quan trọng

Tiếng ViệtEnglishGiải thích
Chứng từ kế toánAccounting Document/VoucherBằng chứng pháp lý cho nghiệp vụ
Hóa đơn GTGTVAT InvoiceChứng từ mua bán có thuế GTGT
Hóa đơn điện tửe-InvoiceHĐ dạng điện tử có chữ ký số
Phiếu thuReceipt VoucherXác nhận tiền mặt nhập quỹ
Phiếu chiPayment VoucherXác nhận tiền mặt xuất quỹ
Phiếu nhập khoGoods Received NoteXác nhận hàng nhập kho
Phiếu xuất khoGoods Issue NoteXác nhận hàng xuất kho
Nhật ký chungGeneral JournalSổ ghi NV theo thời gian
Sổ cáiGeneral LedgerSổ tập hợp theo từng TK
Sổ chi tiếtSub-ledgerSổ theo dõi chi tiết theo đối tượng
Bảng cân đối phát sinhTrial BalanceBảng kiểm tra tính cân đối
Chứng từ gốcSource DocumentBằng chứng gốc — HĐ, phiếu, UNC
Mã số thuế (MST)Tax Identification Number (TIN)Mã định danh thuế của DN

🔗 Xem thêm Buổi 3

Tài liệuLink
← Buổi 2: Hệ thống Tài khoản VASbuoi-02
→ Buổi 4: Thuế GTGT & Thuế TNDNbuoi-04