🧠 Case Study: Công ty CP Dịch vụ Số Việt — Chứng từ & Sổ sách

Buổi 3 — Chứng từ & Sổ sách Kế toán · Thời gian: 45–60 phút

Trong kiểm tra thuế, một chứng từ không hợp lệ có thể kéo theo hàng chuỗi hệ quả. Bạn có phát hiện được lỗi trước khi cơ quan thuế phát hiện không?

---

Bối cảnh doanh nghiệp

Công ty CP Dịch vụ Số Việt thành lập năm 2024, hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ công nghệ thông tin (IT services): triển khai phần mềm, bảo trì hệ thống, tư vấn IT.

Thông tin	Chi tiết
Loại hình	Công ty cổ phần
Ngành nghề	Dịch vụ CNTT — Triển khai & bảo trì phần mềm
Vốn điều lệ	5.000.000.000 VND
Chế độ kế toán	Thông tư 200/2014/TT-BTC
Phương pháp thuế GTGT	Khấu trừ, thuế suất 10%
Hóa đơn	Hóa đơn điện tử có mã CQT (NĐ 123/2020)
Hình thức sổ	Nhật ký chung
Kỳ kế toán	01/01 – 31/12

Số dư đầu kỳ 01/01/2026

TK	Tên tài khoản	Nợ (VND)	Có (VND)
111	Tiền mặt	200.000.000
112	Tiền gửi ngân hàng	1.800.000.000
131	Phải thu khách hàng	350.000.000
156	Hàng hóa (thiết bị IT)	120.000.000
211	TSCĐ hữu hình	800.000.000
214	Hao mòn lũy kế		160.000.000
242	Chi phí trả trước	72.000.000
331	Phải trả người bán		280.000.000
334	Phải trả NLĐ		90.000.000
341	Vay ngắn hạn		500.000.000
411	Vốn đầu tư CSH		2.000.000.000
421	LNST chưa PP		312.000.000
Tổng		3.342.000.000	3.342.000.000

Kiểm tra: $3.342=3.342$ ✓

---

15 Chứng từ Phát sinh trong Tháng 01/2026

Chứng từ 1 — 02/01: Phiếu thu PT-001

Thu tiền mặt từ khách hàng Công ty ABC — thanh toán nợ cũ: 55.000.000 VND. Phiếu thu đầy đủ chữ ký (GĐ, KTT, Thủ quỹ, Người nộp).

Chứng từ 2 — 03/01: Hóa đơn GTGT số 0000201

Mua 20 bộ router WiFi từ NCC TechSupply Co., đơn giá chưa VAT: 5.000.000 VND/bộ, VAT 10%. Thanh toán CK. HĐ điện tử có mã CQT, đầy đủ thông tin.

• Tiền hàng: $20\times 5.000.000=100.000.000$
• VAT: $10.000.000$
• Tổng: $110.000.000$

Chứng từ 3 — 05/01: Hóa đơn GTGT số 0000045

Mua văn phòng phẩm từ Nhà sách Phương Nam: 6.000.000 VND (chưa VAT), VAT 10%. Thanh toán tiền mặt.

⚠️ Lưu ý: Trên hóa đơn, MST người mua ghi 0309876544 — trong khi MST thực tế là 0309876543 (sai số cuối).

Chứng từ 4 — 07/01: Phiếu chi PC-001

Chi tiền mặt tạm ứng cho NV Nguyễn Văn Hùng đi công tác: 15.000.000 VND. Phiếu chi đủ chữ ký.

Chứng từ 5 — 08/01: Hóa đơn GTGT bán hàng số 0000301

Cung cấp dịch vụ triển khai phần mềm CRM cho Công ty TNHH Mega Corp: 200.000.000 VND (chưa VAT), VAT 10%. Khách thanh toán 50% CK, 50% nợ 30 ngày.

• Doanh thu: $200.000.000$
• VAT: $20.000.000$
• Thu CK: $110.000.000$ | Còn nợ: $110.000.000$

Chứng từ 6 — 10/01: Giấy báo Có ngân hàng

Ngân hàng VCB báo có: Công ty TNHH StarTech chuyển khoản thanh toán nợ cũ 120.000.000 VND.

Chứng từ 7 — 12/01: Phiếu xuất kho PXK-001

Xuất 10 bộ router WiFi bán cho đại lý NetPro. Giá vốn: $10\times 5.000.000=50.000.000$. Kèm HĐ GTGT bán hàng: giá bán chưa VAT 8.000.000/bộ, VAT 10%.

• Doanh thu: $10\times 8.000.000=80.000.000$
• VAT: $8.000.000$
• Tổng: $88.000.000$ — đại lý nợ 30 ngày

Chứng từ 8 — 14/01: Hóa đơn dịch vụ (không có mã CQT)

Hóa đơn từ Công ty TNHH CleanPro — dịch vụ vệ sinh văn phòng tháng 1: 8.000.000 VND (chưa VAT), VAT 10%. Thanh toán TM.

⚠️ Lưu ý: Hóa đơn là hóa đơn giấy tự in, không phải hóa đơn điện tử. Theo NĐ 123/2020, từ 01/07/2022, hóa đơn giấy tự in không còn giá trị (trừ trường hợp được CQT chấp thuận đặc biệt).

Chứng từ 9 — 15/01: Phiếu chi PC-002

Chi tiền mặt trả lương nhân viên tháng 12/2025: 90.000.000 VND. Kèm bảng thanh toán lương đã duyệt. Đủ chữ ký.

Chứng từ 10 — 18/01: Ủy nhiệm chi UNC-001

Chuyển khoản trả nợ NCC TechSupply Co. tiền mua hàng kỳ trước: 150.000.000 VND.

Chứng từ 11 — 20/01: Phiếu chi PC-003

Chi tiền mặt tiếp khách: 10.000.000 VND.

⚠️ Lưu ý: Phiếu chi chỉ có chữ ký GĐ và Kế toán — thiếu chữ ký Thủ quỹ và Người nhận tiền. Không có hóa đơn nhà hàng đi kèm.

Chứng từ 12 — 22/01: Giấy báo Nợ ngân hàng

Ngân hàng VCB tự động trích nợ lãi vay tháng 1: $500.000.000\times 9\mathrm{\%}÷12=3.750.000$ VND.

Chứng từ 13 — 25/01: Hóa đơn GTGT mua dịch vụ

Mua dịch vụ hosting server từ CloudVN: 30.000.000 VND/năm (chưa VAT), VAT 10%. CK toàn bộ. HĐ điện tử hợp lệ.

• Đây là chi phí trả trước 12 tháng → ghi qua TK 242

Chứng từ 14 — 28/01: Khách hàng ứng trước

Công ty TNHH FinTechVN chuyển khoản đặt cọc dự án triển khai ERP: 150.000.000 VND. Hợp đồng ký thực hiện T2–T3/2026.

Chứng từ 15 — 31/01: Bút toán cuối kỳ

Phân bổ chi phí trả trước (thuê VP) tháng 1/2026: $72.000.000÷12=6.000.000$ VND.

---

Yêu cầu

Câu 1 — Phân loại chứng từ hợp lệ / không hợp lệ (25 điểm) ⭐

Trong 15 chứng từ trên, hãy xác định:

• Chứng từ nào hợp lệ (đủ điều kiện ghi sổ)?
• Chứng từ nào không hợp lệ hoặc có vấn đề cần xử lý?
• Đối với chứng từ không hợp lệ: nêu lý do và hướng xử lý.

🔑 Đáp án Câu 1

CT	Hợp lệ?	Lý do / Vấn đề	Hướng xử lý
1	✅ Hợp lệ	Phiếu thu đủ chữ ký, đủ nội dung	Ghi sổ bình thường
2	✅ Hợp lệ	HĐĐT có mã CQT, đầy đủ thông tin	Ghi sổ bình thường
3	❌ Có vấn đề	MST người mua sai (0309876544 thay vì 0309876543)	Yêu cầu NCC lập HĐ thay thế với MST đúng (Đ19, NĐ 123). Chưa ghi sổ cho đến khi nhận HĐ thay thế.
4	✅ Hợp lệ	Phiếu chi tạm ứng đủ chữ ký	Ghi sổ bình thường
5	✅ Hợp lệ	HĐĐT bán hàng có mã CQT, đủ TT	Ghi sổ bình thường
6	✅ Hợp lệ	Giấy báo Có từ ngân hàng	Ghi sổ bình thường
7	✅ Hợp lệ	Phiếu xuất kho + HĐ GTGT đầy đủ	Ghi sổ bình thường
8	❌ Không hợp lệ	Hóa đơn giấy tự in — không phải HĐĐT. Từ 01/07/2022, hóa đơn giấy tự in không được chấp nhận (NĐ 123/2020)	Yêu cầu NCC CleanPro phát hành HĐĐT. Nếu NCC không thể → vấn đề nghiêm trọng, cân nhắc thanh toán qua HĐ dịch vụ khác.
9	✅ Hợp lệ	Phiếu chi + Bảng lương đã duyệt + đủ ký	Ghi sổ bình thường
10	✅ Hợp lệ	UNC ngân hàng — chứng từ điện tử	Ghi sổ bình thường
11	❌ Không hợp lệ	Thiếu chữ ký Thủ quỹ + Người nhận. Không có HĐ nhà hàng đi kèm. Vi phạm Đ16 Luật KT 2015	Bổ sung chữ ký còn thiếu. Yêu cầu lấy HĐ nhà hàng. Nếu không bổ sung được → loại khỏi chi phí được trừ.
12	✅ Hợp lệ	Giấy báo Nợ NH — chứng từ tự động	Ghi sổ bình thường
13	✅ Hợp lệ	HĐĐT có mã CQT, hợp lệ	Ghi sổ bình thường
14	✅ Hợp lệ	Giấy báo Có NH + Hợp đồng	Ghi sổ bình thường
15	✅ Hợp lệ	Bút toán nội bộ, có bảng phân bổ	Ghi sổ bình thường

Tóm tắt: 12/15 chứng từ hợp lệ, 3/15 có vấn đề (CT3, CT8, CT11).

Các chứng từ có vấn đề đều vi phạm các quy định:

• CT3: NĐ 123/2020 — Điều 19 (sai sót trên HĐĐT)
• CT8: NĐ 123/2020 — Điều 59 (chuyển tiếp từ HĐ giấy sang HĐĐT)
• CT11: Luật KT 2015 — Điều 16 (điều kiện hợp lệ chứng từ)

---

Câu 2 — Định khoản 12 chứng từ hợp lệ (30 điểm) ⭐⭐

Lập bút toán cho 12 chứng từ hợp lệ (bỏ qua CT3, CT8, CT11). Đối với mỗi bút toán, chỉ rõ TK Nợ, TK Có và số tiền.

🔑 Đáp án Câu 2

CT1 — Thu TM từ KH ABC:

Nợ TK 111 — Tiền mặt:              55.000.000
    Có TK 131 — Phải thu KH:        55.000.000

CT2 — Mua router WiFi:

Nợ TK 156 — Hàng hóa:             100.000.000
Nợ TK 1331 — Thuế GTGT KT:         10.000.000
    Có TK 112 — TGNH:              110.000.000

CT4 — Tạm ứng công tác:

Nợ TK 141 — Tạm ứng:               15.000.000
    Có TK 111 — Tiền mặt:           15.000.000

CT5 — Doanh thu DV triển khai CRM (50% CK, 50% nợ):

Nợ TK 112 — TGNH:                  110.000.000
Nợ TK 131 — Phải thu KH:           110.000.000
    Có TK 511 — Doanh thu DV:       200.000.000
    Có TK 3331 — Thuế GTGT PN:       20.000.000

CT6 — KH StarTech chuyển khoản trả nợ:

Nợ TK 112 — TGNH:                  120.000.000
    Có TK 131 — Phải thu KH:        120.000.000

CT7a — Bán router cho NetPro (nợ 30 ngày):

Nợ TK 131 — Phải thu KH:            88.000.000
    Có TK 511 — Doanh thu BH:        80.000.000
    Có TK 3331 — Thuế GTGT PN:        8.000.000

CT7b — Giá vốn xuất kho:

Nợ TK 632 — Giá vốn hàng bán:       50.000.000
    Có TK 156 — Hàng hóa:            50.000.000

CT9 — Chi lương tháng 12/2025:

Nợ TK 334 — Phải trả NLĐ:           90.000.000
    Có TK 111 — Tiền mặt:            90.000.000

CT10 — Trả nợ NCC TechSupply:

Nợ TK 331 — Phải trả NB:            150.000.000
    Có TK 112 — TGNH:                150.000.000

CT12 — Lãi vay tháng 1:

Nợ TK 635 — Chi phí tài chính:        3.750.000
    Có TK 112 — TGNH:                  3.750.000

CT13 — Mua hosting server (CP trả trước 12 tháng):

Nợ TK 242 — Chi phí trả trước:       30.000.000
Nợ TK 1331 — Thuế GTGT KT:           3.000.000
    Có TK 112 — TGNH:                33.000.000

CT14 — KH FinTechVN đặt cọc:

Nợ TK 112 — TGNH:                   150.000.000
    Có TK 131 — Phải thu KH (dư Có):  150.000.000

Lưu ý: TK 131 có số dư Có khi nhận tiền trước từ KH — phản ánh nghĩa vụ phải cung cấp dịch vụ. Một số kế toán sử dụng TK 3387 (Doanh thu chưa thực hiện), tùy chính sách DN.

CT15 — Phân bổ CP trả trước (thuê VP):

Nợ TK 642 — Chi phí QLDN:             6.000.000
    Có TK 242 — Chi phí trả trước:     6.000.000

Kiểm tra cân đối tổng phát sinh:

	Tổng PS Nợ	Tổng PS Có
CT1	55.000.000	55.000.000
CT2	110.000.000	110.000.000
CT4	15.000.000	15.000.000
CT5	220.000.000	220.000.000
CT6	120.000.000	120.000.000
CT7a	88.000.000	88.000.000
CT7b	50.000.000	50.000.000
CT9	90.000.000	90.000.000
CT10	150.000.000	150.000.000
CT12	3.750.000	3.750.000
CT13	33.000.000	33.000.000
CT14	150.000.000	150.000.000
CT15	6.000.000	6.000.000
Tổng	1.090.750.000	1.090.750.000

$1.090.750.000=1.090.750.000$ ✓

---

Câu 3 — Lập Bảng CĐPS cuối tháng 01/2026 (25 điểm) ⭐⭐⭐

Từ số dư đầu kỳ và 12 bút toán ở Câu 2, hãy lập Bảng cân đối phát sinh cuối tháng 01/2026 gồm: Số dư ĐK, Phát sinh trong kỳ, Số dư CK.

🔑 Đáp án Câu 3

TK	Tên	SD ĐK Nợ	SD ĐK Có	PS Nợ	PS Có	SD CK Nợ	SD CK Có
111	Tiền mặt	200.000.000		55.000.000	105.000.000	150.000.000
112	TGNH	1.800.000.000		380.000.000	296.750.000	1.883.250.000
131	Phải thu KH	350.000.000		198.000.000	325.000.000	223.000.000
1331	Thuế GTGT KT	0		13.000.000	0	13.000.000
141	Tạm ứng	0		15.000.000	0	15.000.000
156	Hàng hóa	120.000.000		100.000.000	50.000.000	170.000.000
211	TSCĐ HH	800.000.000		0	0	800.000.000
214	Hao mòn TSCĐ		160.000.000	0	0		160.000.000
242	CP trả trước	72.000.000		30.000.000	6.000.000	96.000.000
331	Phải trả NB		280.000.000	150.000.000	0		130.000.000
334	Phải trả NLĐ		90.000.000	90.000.000	0		0
3331	Thuế GTGT PN		0	0	28.000.000		28.000.000
341	Vay NH		500.000.000	0	0		500.000.000
411	Vốn đầu tư CSH		2.000.000.000	0	0		2.000.000.000
421	LNST chưa PP		312.000.000	0	0		312.000.000
511	Doanh thu		0	0	280.000.000		280.000.000
632	GVHB	0		50.000.000	0	50.000.000
635	CP tài chính	0		3.750.000	0	3.750.000
642	CP QLDN	0		6.000.000	0	6.000.000
Tổng		3.342.000.000	3.342.000.000	1.090.750.000	1.090.750.000	3.410.000.000	3.410.000.000

Kiểm tra 3 cặp cân đối:

$$\sum \text{SD ĐK Nợ}=\sum \text{SD ĐK Có}=3.342.000.000\text{ ✓}$$$$\sum \text{PS Nợ}=\sum \text{PS Có}=1.090.750.000\text{ ✓}$$$$\sum \text{SD CK Nợ}=\sum \text{SD CK Có}=3.410.000.000\text{ ✓}$$

Chi tiết tính toán TK 131:

• SD ĐK Nợ: 350.000.000
• PS Nợ: 110.000.000 (CT5 — nợ Mega Corp) + 88.000.000 (CT7a — nợ NetPro) = 198.000.000
• PS Có: 55.000.000 (CT1) + 120.000.000 (CT6) + 150.000.000 (CT14) = 325.000.000
• SD CK Nợ: $350+198-325=223.000.000$

Lưu ý: CT14 (nhận đặt cọc 150tr) ghi Có TK 131 — nếu tách riêng theo từng KH, TK 131—FinTechVN sẽ dư Có 150tr (nghĩa vụ giao dịch vụ), nhưng tổng TK 131 vẫn dư Nợ 223tr vì các KH khác dư Nợ lớn hơn.

---

Câu 4 — Phân tích & Khuyến nghị (20 điểm) ⭐⭐⭐

Dựa trên kết quả phân tích chứng từ và số liệu tháng 1:

a) Hãy tính lãi gộp từ hoạt động kinh doanh tháng 1.

b) Nếu 3 chứng từ có vấn đề (CT3, CT8, CT11) bị cơ quan thuế loại hoàn toàn, ước tính tổng thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.

c) Đề xuất 3 biện pháp cải thiện quy trình quản lý chứng từ.

🔑 Đáp án Câu 4

a) Lãi gộp tháng 1:

$$\text{Lãi gộp}=\text{Doanh thu}-\text{Giá vốn}$$$$=280.000.000-50.000.000=230.000.000\text{ VND}$$

Lưu ý: Đây là lãi gộp, chưa trừ CP QLDN (6tr), CP tài chính (3,75tr). Lãi ròng trước thuế sẽ thấp hơn.

b) Thiệt hại nếu bị loại chứng từ:

CT	Số tiền gốc	VAT đầu vào mất	CP bị loại → Truy thu TNDN (20%)	Tổng thiệt hại
CT3 (MST sai)	6.600.000	600.000	$6.000.000\times 20\mathrm{\%}=1.200.000$	1.800.000
CT8 (HĐ giấy)	8.800.000	800.000	$8.000.000\times 20\mathrm{\%}=1.600.000$	2.400.000
CT11 (thiếu ký)	10.000.000	0 (không có HĐ)	$10.000.000\times 20\mathrm{\%}=2.000.000$	2.000.000
Tổng		1.400.000	4.800.000	6.200.000

Tổng thiệt hại ước tính: 6.200.000 VND — chưa tính phạt hành chính (phạt chậm nộp, phạt vi phạm).

c) 3 biện pháp cải thiện:

1. Kiểm tra chứng từ đầu vào ngay khi nhận: Lập checklist 7 điều kiện hợp lệ, đối chiếu MST trên tracuunnt.gdt.gov.vn trước khi ghi sổ.

2. Chuyển đổi 100% sang hóa đơn điện tử: Yêu cầu mọi NCC phát hành HĐĐT có mã CQT. Từ chối hóa đơn giấy. Ưu tiên NCC có hệ thống HĐĐT ổn định.

3. Thiết lập quy trình "4 mắt" cho phiếu chi: Mọi phiếu chi phải có đủ 4 chữ ký (GĐ/người ủy quyền, KTT, Thủ quỹ, Người nhận) TRƯỚC KHI xuất quỹ. Phiếu chi > 5 triệu bắt buộc kèm HĐ hoặc chứng từ chứng minh.

---

💎 Bonus CPA — Câu hỏi nâng cao (không tính điểm)

Công ty CP Dịch vụ Số Việt nhận được hóa đơn GTGT từ NCC mua thiết bị server trị giá 800 triệu (chưa VAT), VAT 10%. Tuy nhiên, phát hiện NCC này có tên trong "Danh sách DN có rủi ro cao về thuế" do Cục Thuế công bố.

Hỏi:

a) DN có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào 80 triệu không?

b) Cần thêm điều kiện gì để được khấu trừ?

c) Nếu thanh toán bằng tiền mặt thay vì chuyển khoản, hậu quả thuế ra sao?

🔑 Đáp án CPA Bonus

a) Về nguyên tắc, nếu hóa đơn hợp lệ (HĐĐT, đúng MST, đúng nội dung), DN vẫn được khấu trừ. Tuy nhiên, cơ quan thuế sẽ tăng cường kiểm tra tính xác thực của giao dịch.

b) Để đảm bảo quyền khấu trừ, DN cần:

• Thanh toán bắt buộc qua ngân hàng (theo Điều 15, TT219/2013/TT-BTC: hóa đơn ≥ 20 triệu phải thanh toán qua NH mới được khấu trừ VAT)
• Lưu giữ đầy đủ: Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu nhập kho, UNC/Giấy báo Nợ ngân hàng
• Chứng minh hàng hóa thực tế nhập kho/sử dụng cho SXKD

c) Theo TT219/2013 (Điều 15, khoản 10): Hàng hóa/dịch vụ có hóa đơn giá trị từ 20 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng → không được khấu trừ VAT và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Thiệt hại nếu trả TM:

• Mất VAT khấu trừ: $80.000.000$
• Truy thu TNDN: $800.000.000\times 20\mathrm{\%}=160.000.000$
• Tổng: 240.000.000 VND — một bài học đắt giá!

---

🔗 Xem thêm Buổi 3

• 📘 Bài giảng chính — Chứng từ & Sổ sách Kế toán
• 📝 Blog — Khi hóa đơn bị từ chối
• 🏆 Chuẩn mực — Luật KT 2015, NĐ 123, TT78, TT200
• 🛠 Workshop — Nhập chứng từ vào Excel Ledger
• 🎮 Mini Game — Thám Tử Chứng Từ